Senk terskelen for å eskalere til inkasso – en profesjonell prosess beskytter kunderelasjone
I mange tilfeller kan en strukturert og profesjonell inkassoprosess være en bedre løsning enn langvarig og tilfeldig purring. Når prosessen er forutsigbar, tydelig og nøytral, trenger ikke inkasso å oppleves som en konflikt. Tvert imot kan en profesjonell håndtering bidra til å ivareta kunderelasjonen.
Inkasso trenger ikke betyr konflikt
For mange bedrifter er inkasso forbundet med noe negativt. Det kan føles som et stort steg å overlate en ubetalt faktura til et inkassoselskap, særlig når det gjelder en kunde man ønsker å beholde.
Men profesjonell innfordring handler først og fremst om å følge en tydelig prosess for betaling av en legitim fordring.
Når en kunde mottar en profesjonell og nøytral henvendelse om en ubetalt faktura, blir situasjonen ofte mindre personlig. Det er ikke lenger en diskusjon mellom bedriften og kunden, men en etablert prosess med klare frister og informasjon om hva som må gjøres. Dette kan faktisk være bedre for kunderelasjonen enn gjentatte, manuelle purringer fra en kontaktperson kunden allerede kjenner.
Før inkasso får kunden et inkassovarsel
En ubetalt faktura sendes ikke direkte til inkasso. Før saken eventuelt går videre til inkassobehandling, får kunden et inkassovarsel med informasjon om kravet og en frist for betaling.
Dette gir kunden en siste mulighet til å gjøre opp for seg før saken oversendes til inkassoselskap. For bedriften betyr det samtidig at oppfølgingen skjer på en strukturert og forutsigbar måte – uten at man trenger å bruke tid på gjentatte, manuelle purringer.
Hos NorKred følger vi opp ubetalte fakturaer og sørger for at inkassovarsel sendes når det er nødvendig. Dersom kravet fortsatt ikke blir betalt innen fristen, kan saken oversendes til inkassobehandling.
Hvorfor bedrifter bør senke terskelen for inkasso
Det viktigste er ikke å vente lengst mulig med å sende et krav videre. Det viktigste er å ha en prosess som gjør at riktig tiltak blir gjort til riktig tid – fra purring og inkassovarsel til eventuell inkassobehandling.
Jo lenger tid som går, desto større er risikoen for at kravet blir vanskeligere å få betalt. Roy Pedersen, Daglig leder i NorKred AS
Kunden kan få flere ubetalte regninger, økonomiske problemer kan oppstå, eller fakturaen kan rett og slett bli glemt. En fast og forutsigbar prosess gjør derfor at bedriften kan reagere tidligere – uten at hver enkelt sak trenger å bli en vanskelig vurdering.
Strukturert oppfølging gir forutsigbarhet
God fakturaoppfølging handler ikke om å være mest mulig pågående. Det handler om å ha en strukturert prosess for purring og inkasso.
Bedriften bør vite:
- når en faktura skal følges opp
- når det bør sendes en purring
- når saken bør eskaleres
- hvordan kunden skal kommuniseres med
- hvordan man sikrer en profesjonell og konsekvent behandling
Når dette er satt i system, blir det mindre avhengig av hvem som håndterer saken internt. En profesjonell samarbeidspartner kan ta seg av oppfølgingen på en nøytral måte, slik at bedriften kan konsentrere seg om salg, drift og gode kunderelasjoner.
Profesjonell inkasso kan beskytte kunderelasjonen
Det kan virke paradoksalt, men det å bruke inkasso tidligere kan i enkelte tilfeller være bedre for forholdet til kunden enn å vente.
Når en bedrift selv sender gjentatte meldinger, telefoner og purringer, kan betalingsproblemet gradvis bli en personlig sak mellom kunden og bedriften. Ved å bruke en ekstern og profesjonell aktør blir prosessen tydeligere. Kunden får informasjon om kravet, hva som forventes og hvilke frister som gjelder. Samtidig slipper bedriftens egne ansatte å bruke tid på ubehagelige diskusjoner om betaling.
En forutsigbar prosess kan oppleves mindre konfliktfylt enn ad-hoc-purring. Vi samarbeider med inkassoselskaper over hele landet og flere av disse har vi integrerte løsninger mot.
Ikke vent for lenge med ubetalte fakturaer
En ubetalt faktura er mer enn bare et administrativt problem. Den påvirker bedriftens likviditet og kan over tid føre til betydelige tap. Derfor er det viktig å ha gode rutiner for oppfølging av ubetalte fakturaer.
En enkel tommelfingerregel er at man ikke bør la hensynet til kunderelasjonen føre til at man utsetter oppfølgingen unødvendig lenge. En kunde som ikke betaler, trenger ikke nødvendigvis å være en dårlig kunde – men bedriften bør likevel ha en tydelig prosess for hvordan manglende betaling håndteres. Tidlig og profesjonell oppfølging gir kunden mulighet til å gjøre opp for seg før situasjonen blir mer alvorlig.
Gjør inkasso til en naturlig del av kredittstyringen
Inkasso bør ikke være det siste desperate steget når alle andre tiltak har mislyktes. Det kan heller være en naturlig del av bedriftens kreditt- og fakturarutiner. Med klare rutiner for fakturering, purring og inkasso blir det enklere å behandle alle kunder likt. Det skaper forutsigbarhet både for bedriften og kunden.
Det viktigste er ikke å vente lengst mulig med å sende et krav til inkasso. Det viktigste er å ha en prosess som gjør at riktig tiltak blir gjort til riktig tid.
Senk derfor terskelen for å eskalere ubetalte fakturaer. En profesjonell, nøytral og strukturert innfordringsprosess kan bidra til bedre likviditet, mindre administrasjon og – kanskje viktigst – en mer forutsigbar kunderelasjon.
Har din bedrift for mange ubetalte fakturaer?
Med en profesjonell prosess for purring og inkasso kan dere få bedre kontroll på utestående krav og bruke mindre tid på betalingsoppfølging. Ta kontakt med NorKred for å finne ut hvordan vi kan hjelpe din bedrift med en effektiv og profesjonell løsning for innfordring.