Hvordan lager man en faktura selv? Enkel guide steg for steg

Du kan lage en faktura selv ved å bruke et fakturaprogram eller en forhåndsnummerert fakturablankett. Fakturaen må blant annet inneholde fakturanummer, dato, selgers navn og organisasjonsnummer, kundens opplysninger, beskrivelse av varen eller tjenesten, pris og betalingsfrist. Dersom virksomheten er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, må du også oppgi riktig merverdiavgift.

Å lage en faktura trenger ikke være komplisert. Enten du driver enkeltpersonforetak, et lite aksjeselskap eller nettopp har startet din egen virksomhet, er det viktig å vite hvordan du fakturerer kundene dine riktig.

Hvordan lage en faktura selv – steg for steg

For å lage en korrekt faktura må du samle inn nødvendige opplysninger om virksomheten, kunden og salget.

1. Oppgi informasjon om virksomheten din

Fakturaen skal tydelig vise hvem som har solgt varen eller tjenesten.

Du må blant annet oppgi:

• Virksomhetens navn.
• Organisasjonsnummer.
• Selgers adresse.

Merket «MVA» etter organisasjonsnummeret dersom virksomheten er registrert i Merverdiavgiftsregisteret.

Du bør også inkludere kontaktinformasjon, slik at kunden enkelt kan kontakte deg ved spørsmål.

2. Legg inn kundens opplysninger

Fakturaen må vise hvem som skal betale.

Ved fakturering til en bedrift oppgir du normalt bedriftens navn og adresse. Ved fakturering til en privatkunde oppgir du kundens navn og adresse.

Kontroller opplysningene før fakturaen sendes. Feil kundeinformasjon kan føre til forsinket betaling.

3. Beskriv varen eller tjenesten

En faktura skal inneholde en tydelig beskrivelse av hva kunden betaler for.

Det kan for eksempel være:

• Konsulentarbeid utført i oktober.
• Reparasjon av teknisk utstyr.
• Salg av kontormøbler.
• Design og utvikling av nettside.

Oppgi også mengde, omfang og pris der dette er relevant.

Jo tydeligere beskrivelsen er, desto enklere blir det for kunden å kontrollere fakturaen.

4. Oppgi fakturanummer og fakturadato

Alle ordinære fakturaer må ha et fakturanummer som gjør det mulig å identifisere fakturaen.

Fakturanummer skal tildeles på en måte som sikrer en kontrollerbar nummerrekkefølge. Det kan gjøres gjennom et fakturaprogram eller ved bruk av forhåndsnummererte fakturablanketter.

Du kan derfor ikke fritt velge og endre fakturanummer i et vanlig dokument.

Fakturaen skal også inneholde datoen den er utstedt.

5. Beregn riktig beløp og merverdiavgift

Fakturaen må vise hva kunden skal betale.

Hvis virksomheten er registrert i Merverdiavgiftsregisteret og salget er avgiftspliktig, skal du beregne riktig merverdiavgift.

Den ordinære merverdiavgiftssatsen i Norge er 25 prosent, men enkelte varer og tjenester har reduserte satser eller er unntatt fra merverdiavgift.

Eksempel på en faktura med 25 % MVA:

Beskrivelse - Beløp -

Konsulenttjeneste - 4 000 kr

MVA (25 %) :1 000 kr

Totalt å betale: 5 000 kr

Hvis virksomheten ikke er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal du normalt ikke legge til MVA på fakturaen.

Det er viktig å være klar over at bare virksomheter med nødvendig avgiftsregistrering kan oppgi merverdiavgift på fakturaen. Les mer om reglene for merverdiavgift hos Skatteetaten.

6. Legg til betalingsinformasjon

For at kunden skal kunne betale, bør fakturaen inneholde:

Kontonummer.

Betalingsfrist.

Totalt beløp.

KID-nummer eller annen betalingsreferanse, dersom dette benyttes.

Det er vanlig å gi kunden 14 dagers betalingsfrist, men betalingsfristen avhenger av hva som er avtalt.

Tydelige betalingsopplysninger reduserer risikoen for feilbetalinger og forsinkelser.

7. Send fakturaen til kunden

Når fakturaen er ferdig, må den sendes til kunden.

Vanlige måter å sende faktura på er gjennom et fakturaprogram, som EHF-faktura eller elektronisk faktura i et format mottakeren har akseptert.

Mange virksomheter bruker også PDF-faktura sendt på e-post, når dette er avtalt med mottakeren.

Husk å oppbevare fakturadokumentasjonen i tråd med bokføringsreglene.

Kan man lage faktura selv i Word eller Excel?

Mange lurer på om de kan lage en faktura i Word eller Excel.

Du kan bruke slike programmer til å utforme et dokument som ligner en faktura, men en vanlig mal med manuelt tildelte fakturanumre oppfyller ikke nødvendigvis bokføringsreglene.

For bokføringspliktige virksomheter må fakturanummereringen være kontrollerbar. Et fakturaprogram eller forhåndsnummererte fakturablanketter er derfor tryggere alternativer.

Et fakturaprogram kan også bidra til å redusere feil i faktureringen og gjøre det enklere å holde oversikt over ubetalte fakturaer.

Hva må en faktura inneholde?

En korrekt faktura må oppfylle kravene i bokføringsregelverket. Du finner en fullstendig oversikt over kravene til faktura hos Altinn.

Her er en enkel sjekkliste:

• Fakturanummer.
• Fakturadato.
• Selgers navn og organisasjonsnummer.
• Kjøpers navn og adresse eller organisasjonsnummer, etter gjeldende krav.
• Beskrivelse av varen eller tjenesten.
• Tidspunkt og sted for levering, når dette kreves.
• Pris og eventuelle avgifter.
• Riktig spesifikasjon av merverdiavgift.
• Betalingsfrist.

Mangelfulle fakturaer kan føre til ekstraarbeid, forsinket betaling og problemer med bokføringen.

Kan man lage faktura uten organisasjonsnummer?

Hvis du driver næringsvirksomhet og skal utstede ordinære fakturaer, må du som hovedregel ha et registrert foretak med organisasjonsnummer.

Privatpersoner kan kreve betaling for eksempelvis private salg eller andre pengekrav, men slike betalingskrav er ikke nødvendigvis det samme som ordinære fakturaer fra næringsdrivende.

Dersom du planlegger å selge varer eller tjenester regelmessig, bør du undersøke om du må registrere et enkeltpersonforetak eller en annen virksomhetsform.

Hva gjør du hvis kunden ikke betaler fakturaen?

Å sende en faktura er bare første del av betalingsprosessen. Det er minst like viktig å følge opp at betalingen faktisk kommer inn.

Dersom kunden ikke betaler innen forfallsdatoen, bør du først kontrollere om betalingen er mottatt og registrert riktig.

Hvis fakturaen fortsatt er ubetalt, kan du kontakte kunden med en betalingspåminnelse.

Ved fortsatt manglende betaling kan det bli aktuelt med purring, forsinkelsesrenter eller inkassovarsel. Her er det viktig å følge gjeldende regler om frister og gebyrer.

For bedrifter som sender mange fakturaer, kan manuell oppfølging bli både tidkrevende og uoversiktlig.

Norkred AS tilbyr tjenester innen fakturering og fakturaoppfølging, og hjelper virksomheter med å skape struktur i arbeidet med fakturaer og utestående betalinger.

Gode rutiner for fakturaoppfølging kan bidra til at færre betalinger blir glemt, samtidig som virksomheten får bedre oversikt over pengene den har til gode.

Vanlige spørsmål om å lage faktura selv

Må jeg bruke et fakturaprogram?

Nei. Du er ikke generelt pålagt å bruke et fakturaprogram, men du må følge kravene til fakturering og bokføring. Et fakturaprogram er ofte den enkleste løsningen.

Kan jeg sende faktura som PDF?

Ja, en faktura kan sendes som PDF når mottakeren aksepterer dette og øvrige krav er oppfylt. Enkelte kunder, særlig offentlige virksomheter, kan kreve EHF-faktura.

Hvor lang betalingsfrist skal en faktura ha?

Det finnes ingen generell regel om at alle fakturaer skal ha 14 dagers betalingsfrist. Fristen avhenger av avtalen mellom partene og eventuelle særregler.

Kan jeg endre en faktura etter at den er sendt?

Hvis en utstedt faktura er feil, skal den normalt korrigeres med en kreditnota og eventuelt en ny faktura. Du bør ikke bare overskrive eller slette den opprinnelige fakturaen.

Les mer om det her: Fakturert feil?

Oppsummering: Slik lager du en faktura selv

Det er fullt mulig å lage fakturaer selv, men du må sørge for at fakturaene oppfyller lovpålagte krav.

Det viktigste er at fakturaen inneholder korrekt informasjon om selger, kjøper, varen eller tjenesten, fakturanummer, beløp og betalingsvilkår.

For de fleste virksomheter vil et fakturaprogram være en praktisk løsning som forenkler arbeidet og reduserer risikoen for feil.

Husk også at fakturering ikke stopper når fakturaen er sendt. Gode rutiner for betalingsoppfølging er avgjørende for å opprettholde en sunn økonomi.

En korrekt faktura gjør det enklere for kunden å betale – og god fakturaoppfølging gjør det enklere for virksomheten å få betalt.